公文書管理って何？デジタル庁、EBPM、紛失問題から考える未来への羅針盤？公文書管理の重要性と課題：デジタル社会における未来への羅針盤

公文書管理の仕組み：法律とデジタル化の推進

公文書管理の仕組みは、法律とデジタル化の推進によって支えられています。

デジタル庁が中心となり、政府共通の新システムを構築・運用しています。

その詳細を見ていきましょう。

膨大な゛行政文書゛を確実に管理し、未来につなぐ。デジタル庁の文書管理プロジェクトの使命

✅ デジタル庁の省庁業務サービスグループは、国の行政機関や地方自治体向けのITインフラやサービスを提供し、行政の生産性向上を目指している。

✅ 「文書管理」プロジェクトは、デジタル化された公文書等の適切な管理と効率的な運用を目的とし、政府共通の新システムを構築・運用している。

✅ プロジェクトでは、各府省庁のニーズに応え、使いやすいシステムを構築するために、ヒアリングやプロトタイプ作成、フィードバック収集を重ねて開発を進めている。

さらに読む ⇒デジタル庁出典/画像元: https://digital-gov.note.jp/n/n7f654186606e

デジタル庁によるシステム構築は、行政効率を向上させる上で非常に重要ですね。

45万人もの職員が利用するシステムとなると、その設計には細心の注意が必要でしょう。

公文書管理は、2009年に制定された公文書管理法に基づき、政府全体で統一されたルールに基づいて行われています。

行政文書、法人文書、特定歴史公文書等が管理の対象となり、作成、整理、保存、行政文書ファイル管理簿への記載・公表、移管・廃棄という流れで進められます。

デジタル庁は、この法律に基づき、デジタル庁行政文書管理規則を策定し、公文書を適切に管理しています。

デジタル庁は、電子化された行政文書の履歴管理やメタデータ付与による検索性の向上を目指し、政府共通の新システムを構築・運用しています。

このプロジェクトは、約45万人の政府職員が利用することを想定し、効率性とルールの遵守を両立させることを目指しています。

デジタル庁では、職員等からの公文書に関する通報を受け付ける窓口を設けており、不正行為に対する監視体制も整えています。

すごいわね！デジタル化が進むと、私たちも色々な情報にアクセスしやすくなるから嬉しいわ。きちんと管理されてると安心ね！

課題と対策：紛失事例と再発防止への取り組み

公文書管理の重要性が認識される一方で、不適切な管理による問題も発生しています。

紛失事例とその再発防止への取り組みについて、具体的に見ていきましょう。

デジタル庁、発足時の引き継ぎで行政文書を紛失 確認に4年弱：朝日新聞

公開日:2025/08/08

✅ デジタル庁は、2021年9月の発足時に引き継いだ約2300件の行政文書のうち、34件を紛失していたと発表しました。

✅ 紛失した文書は、総務省や内閣官房が作成した国会審議資料やシステム設計書などで、保存期間切れのものも含まれています。

✅ 文書管理の不備が原因で確認に約4年かかり、デジタル庁は再発防止のため、公文書監理官室の人員増強など管理体制を強化します。

さらに読む ⇒朝日新聞デジタル：朝日新聞社のニュースサイト出典/画像元: https://www.asahi.com/articles/AST882QD6T88ULFA011M.html

デジタル庁の紛失事例は、非常に残念な出来事です。

再発防止に向けて、管理体制の強化や職員への研修が不可欠ですね。

過去の教訓を活かしてほしいです。

公文書管理の重要性が認識される一方で、不適切な管理による問題も発生しています。

公正取引委員会では、下請法に関する定期調査の行政文書を紛失し、その中には個人情報が含まれていた可能性があります。

デジタル庁でも、発足時に引き継いだ行政文書の一部を紛失するという事態が発生しました。

これらの事案は、行政文書の管理に関する知識不足や管理体制の不備などが原因として指摘されています。

これらの問題を教訓に、デジタル庁は、公文書監理官室の人員増強と管理体制の強化を進めています。

また、行政文書の適切な管理の徹底と職員への研修を実施することにより、再発防止に取り組んでいます。

それは看過できませんね！デジタル化が進むからこそ、セキュリティ対策と、万一の時の対応策をしっかり準備しておく必要があります。危機管理体制の強化を期待します。

本日の記事では、公文書管理の重要性と、デジタル化における課題、そして未来への展望についてご紹介しました。

皆様の参考になれば幸いです。