明文化って必要？ビジネスシーンでの活用方法と注意点を探る！明文化とは！？
曖昧なルールや約束を明確にする！明文化で、組織やチームの共通認識を築き、効率的なコミュニケーションを実現！
💡 明文化とは、ルールや規律を明確に文書化する行為です。
💡 グローバル化の影響で、ビジネスシーンでの明文化はますます重要になっています。
💡 明文化することで、共通認識を形成し、業務の効率化を図ることができます。
では、最初の章として、明文化の定義と重要性について解説していきます。
明文化の定義と重要性
ビジネスで明文化が重要になった理由は？
グローバル化の影響
グローバル化は、ますます加速していますね。
✅ グローバル化は異文化理解、多様性への対応、そしてナショナル・インタレストの理解という3つの要素で構成される。
✅ 異文化理解においては、文化は変化することを認識し、継続的な情報収集が重要である。また、企業内部における多様性への対応においても、多様な価値観を持つ人材のポートフォリオを構築することの重要性が強調される。
✅ ナショナル・インタレストについては、各国で労働条件や雇用の保護を目的とした法律・制度が存在し、企業は進出先の国の法制度や文化を理解し、それに対応する必要がある。
さらに読む ⇒GLOBIS学び放題×知見録 | ビジネスを学べるオンライン動画サービス出典/画像元: https://globis.jp/article/2157/なるほど、明文化は、国際的なビジネスにおいて非常に重要な要素だと分かりました。
明文化とは、内容や物事をはっきり書き表すことで、特にルールや規律といったビジョンに対して使われます。
ビジネスシーンでは、口頭でのやり取りだけでは不十分となり、グローバル化の影響で明文化が求められるようになりました。
明文化することで、発言内容、決定事項、規則などが明確化され、誰でも理解できるようになります。
文書化は内容を書類にすることで、条文化は法律や条約に規則を記載することです。
見える化は、企業活動の現状や進捗情報などを可視化することです。
マニュアル化は、知識がない人に対応する方法を標準化し体系化した文書を作成することです。
うん、確かにね。特に海外との取引とかだと、言葉や文化の違いがあるから、明文化は必須だよね。
暗黙の了解と明文化の関係
組織の「空気を読む」って、具体的にどんなこと？
暗黙のルール
暗黙の了解って、けっこう難しいですよね。
✅ この記事は、遊戯王などのゲームにおける「安直さへの抵抗」、「主張の明確化」、「現実離れするが、現実から離れすぎない」という３つのポイントについて著者の考えを述べています。
✅ 「安直さへの抵抗」では、新規性やオリジナリティを過度に追求するのではなく、安直な選択を避け、マイナーなカードも積極的に採用することで、独自のデッキ構築を目指すことを提唱しています。
✅ 「主張を明確にする」では、デッキの目的を明確にし、デッキのコンセプトに沿ったカード選択やプレイをすることで、デッキのコンセプトをより明確に表現することを重要視しています。また、「現実離れするが、現実から離れすぎない」では、ゲームバランスや現実的な運用との両立を意識し、性能や強さに固執せず、遊びの幅を広げることを重視しています。
さらに読む ⇒悠久フィロソフィー出典/画像元: https://aratamekai.hatenablog.com/entry/2020/12/02/000810暗黙の了解は、組織文化を形成する上で重要な要素ですが、明文化することで、より明確なコミュニケーションが可能になるんですね。
明文化の対義語には、暗号化、暗黙知、不文律などがあります。
暗号化は、第三者に知られたくない情報を、暗号化することで保護する技術です。
暗黙知は、言語化できない経験や勘に基づいた知識のことです。
不文律は、明文化されていない慣習やルールのことです。
暗黙の了解や暗黙のルールは、組織において言葉にされないながらも共通認識として存在する重要な要素です。
組織における暗黙の了解や暗黙のルールの例としては、電話対応、上司への対応、メール返信などがあります。
これらのルールは、組織文化や風土を形成し、コミュニケーションを円滑にする一方で、新入社員や中途社員にとって理解しにくい部分でもあります。
特に「空気を読む」という暗黙のルールは、組織の文化や状況によって異なるため、理解に時間がかかる場合があります。
暗黙のルールは、組織が変化していく中で、新たな課題や問題を引き起こす可能性もあるため、常に意識し、必要に応じて見直していくことが重要です。
チームの暗黙の了解や暗黙のルールを明文化することで、全員が共通認識を持つことができ、円滑なコミュニケーションや業務遂行に繋がります。
組織においては、暗黙のルールを理解し、適切な行動をとることで、より良い組織文化を築き、高いパフォーマンスを発揮することが可能になります。
うちの会社にも、よく分からない暗黙のルールみたいなのがあって、いつもモヤモヤしてるわ。
明文化のメリット
明文化で得られる最大のメリットは？
共通認識形成
DeNAのエンジニアカルチャーって、すごいですね。
✅ DeNAのエンジニアが大切にする価値観を明文化した「DeNA Engineer Quality（DEQ）」は、「Craftsmanship」「Intrepid and Insightful」「Expand your horizons」の3つの要素から構成されています。
✅ DEQは、エンジニアの専門性を最大限に発揮し、柔軟な発想で課題解決に取り組むこと、そして常に新しい技術を学び続けることを奨励することで、エンジニアのパフォーマンス向上とイノベーションを促進することを目的としています。
✅ DEQは単なる価値観の羅列ではなく、エンジニアが働きやすく、成果を発揮しやすい環境を整備するための行動指針として、DeNAのエンジニアカルチャーを明文化し、共有することを目指しています。
さらに読む ⇒ フルスイング by DeNA出典/画像元: https://fullswing.dena.com/archives/7580/DEQは、エンジニアのモチベーション向上に繋がる素晴らしい取り組みですね。
明文化とは、問題解決を円滑に進めるために、曖昧な状況や考え方を明確に文書化することです。
これは、会議での議論内容を議事録にまとめる、目標や計画を書き記す、問題点や解決策をリスト化するなど、様々な場面で活用できます。
明文化によって、以下のメリットが得られます。
1. 問題や課題を明確化： 曖昧な状況や考え方を文章にすることで、問題点や課題を具体的に把握しやすくなります。
2. 共通認識の形成： 明文化することで、関係者全員が同じ情報を共有し、共通認識を持つことができます。
3. 意思疎通の促進： 明確な文書があれば、誤解や伝達ミスを防ぎ、円滑な意思疎通を図ることができます。
4. 責任の明確化： 誰が何を担当するかを明確にすることで、責任の所在を明確にし、責任感の向上に繋がります。
5. 進捗状況の把握： 目標や計画を明文化することで、進捗状況を客観的に把握し、目標達成に向けた行動を促進できます。
6. 改善策の発見： 問題点や課題を明確化することで、改善策を見つけるヒントを得やすくなります。
7. 記録の保存： 明文化することで、過去の議論や決定内容などを記録として保存でき、将来の参考資料として活用できます。
8. 思考の整理： 文章にすることで、自分の考えを整理し、より深い理解を得ることができます。
明文化することで、会社の目標や価値観を社員全員が共有できるから、モチベーションも上がるし、結果的に会社全体の成長にも繋がるよね。
明文化の効果と活用場面
明文化は仕事でどんなメリットがあるの？
効率化と透明性向上
業務効率化は、企業にとって永遠のテーマですね。
公開日:2023/12/19
✅ 業務効率化とは、業務の無駄を排除し、改善することで仕事の効率を上げていく活動のことです。これは、従業員の負担を軽減し、企業全体の生産性を向上させる効果があります。
✅ 業務効率化は、生産性向上という目的を達成するための手段の一つです。業務プロセスを見直し、作業を効率化することで、より少ない投入資源でより多くの成果を生み出すことができます。
✅ 業務効率化によって、企業はコスト削減、社員のモチベーション向上、生産性や売上の向上といったメリットを享受できます。具体的な取り組みとしては、現状把握、課題の洗い出し、改善策の立案・実施、効果検証と改善などが挙げられます。
さらに読む ⇒HELP YOU | オンラインでアシスタントがサポート出典/画像元: https://help-you.me/blog/gyomukoritsuka_idea_202212/明文化は、業務効率化だけでなく、組織全体の透明性や信頼性を高める効果もあるんですね。
仕事においては、会議やプロジェクトの進捗管理、目標設定、業務効率化など様々な場面で明文化が有効です。
明文化を習慣化することで、より効率的に問題を解決し、業務を円滑に進めることができます。
明文化とは、曖昧なルールや約束を文書化し、明確にする行為です。
日常生活やビジネスシーンにおいて、共通認識を共有し、トラブルを防止するために役立ちます。
明文化することで、全員が同じ基準で理解し、行動することが可能となり、効率的なコミュニケーションや業務遂行を促進します。
また、明文化されたルールは、誰でも確認できるため、説明責任を果たし、透明性を高める効果もあります。
さらに、明文化によって、曖昧な解釈を防ぎ、公平性を担保することもできます。
うん、ルールを明確にしておかないと、無駄な時間が増えてしまうよね。
明文化の注意点
明文化はどんなメリットとリスクがある？
メリットとリスク両方あり
明文化は、万能ではありませんね。
公開日:2011/06/11
✅ 国際規格における「文書」には、一般的に社内文書として使用されるあらゆる種類の文書と、法令や国際規格などの外部情報源からの文書が含まれます。ただし、コンピュータのハードディスク、ビデオ、音楽テープなど、さまざまな形態で情報伝達を行うものも文書として取り扱われます。
✅ 「文書化された手順」は、特定された文書であり、以下の6つの要求事項を満たす手順を記述した文書で、品質マニュアルの中に記載することを推奨します。
✅ 「手順」は、仕事をするために必要な情報であり、文字だけでなく図や電子媒体など、さまざまな形態で表現可能です。企業は、必要な場合にのみ手順を作成し、マニュアル化は危険であると考えられます。多くの企業は、すでにさまざまな形態の手順書を作成・保有しており、認証取得のために新たに手順書を作る必要はほとんどありません。
さらに読む ⇒ISO9001:2015出典/画像元: https://newiso9001.wordpress.com/2011/06/13/%E6%96%87%E6%9B%B8%E5%8C%96/柔軟な対応と、過度な形式化のバランスが重要ですね。
明文化には、文書化、条文化、マニュアル化など、さまざまな表現方法があります。
明文化によって、様々なメリットがありますが、一方では、柔軟な対応が難しくなる、過度に形式化するリスクも存在します。
そのため、明文化する際には、目的や状況に合わせて、適切な方法を選択することが重要です。
明文化って、なんか堅苦しくて、ちょっと苦手だわ。
明文化は、ビジネスシーンにおいて重要な役割を果たす一方、注意すべき点もいくつかあります。
💡 明文化することで、共通認識を形成し、業務の効率化を図ることができます。
💡 ただし、過度な形式化は、柔軟な対応を阻害する可能性もあります。
💡 明文化は、目的や状況に応じて、適切な方法を選択することが重要です。
